Chytrý podcast Jaroslava Ždímala ze společnosti Redque na téma:

Schvalovací workflow už nemusí být papírové utrpení

V žádném případně nemůže být pochyb o tom, že v rámci digitalizace nedochází k neustálým technologickým i procesním postupům. Z pohledu firemního řízení v podstatě neexistuje aktuálně lepší příležitost ke změně. V celé řadě dnešních firem jsou totiž zavedeny procesy, které pochopitelně několik desetiletí bez větších problémů fungují, ovšem nabízí se otázka, zda obstojí i v dnešní digitální době, kdy se do popředí dostává například umělá inteligence. Jednou z oblastí vybízející ke změně může být proces schvalování daňových dokladů. Dá se však ono papírové utrpení odstranit?

Je potřeba si především přiznat, že snaha o digitalizaci procesu zpracování přijatých faktur i účtenek, se objevuje u stále většího množství firem. Mezi hlavní hybné síly samozřejmě patří touha po efektivnější práci. Moderní trh práce bohužel nenabízí tolik možností na získání kvalifikovaných a zkušených odborníků, a proto je nutné hledat v procesech cesty, jak stálým a zaběhnutým zaměstnancům práci zjednodušit. K tomu nepochybně patří i možnosti vytěžování dat z dokumentů a jejich následný export do účetních programů či ERP.

Proces zpracování daňového dokladu v řadě společností však není pouze o příjmu dokladu v papírové podobě a o následném manuálním zadání do účetního programu. Ve velké většině firem je nastaveno schvalovací workflow, v rámci něhož jsou definovány osoby zodpovědné za potvrzení takového dokladu a jeho následné zavedení do příslušného softwaru. Všichni si asi dokážeme představit, jak nekomfortní dokáže špatně nastavené schvalování být. O to horší je situace, pokud nebylo prozatím digitalizováno a je nutné vše schvalovat cestou podpisu na košilku sešitou k papírovému originálu faktury.

Účetní, respektive administrativní pracovník, v takové chvíli ovšem nefunguje podle svých schopností a znalostí, ale plní spíše funkci poslíčka. Jeho pracovní náplní je obcházet příslušné zodpovědné osoby v rámci dané firmy a získávat od nich podpisy do příslušných kolonek v rámci košilky. Vzhledem k časové vytíženosti například jednatelů nebo finančních ředitelů se mnohdy jedná o běh na dlouhou trať, který se v nejhorším případě může projevit pozdním placení faktur nebo obcházením celého procesu.

Určitou evoluci pro řadu firem představuje schvalovací workflow vztažené na e-mailovou komunikaci. Je to ovšem ta nejlepší dostupná možnost, kterou by měla využívat firma držící krok s moderními technologiemi a využívající všech benefitů digitalizace? V rámci schvalování přes e-maily sice odpadá starost o administrativního pracovníka, který obchází jednotlivé schvalovatele, nicméně jsme žádné úspory nedosáhli. E-mailová komunikace je pro jednatele či finanční ředitele časově náročná a vybrat si ze schránky zprávy obsahující právě faktury na schválení, je mnohdy velmi obtížné. Nehledě na bezpečnost takového procesu. E-mailová komunikace je z pohledu hackera snadno napadnutelná, a proto není vhodná pro zasílání citlivých dokumentů, jimiž faktury bez pochyby jsou.

Cestu pro moderní schvalovací proces nám demonstrují aplikace zabezpečující vytěžování dat z daňových dokladů a jejich oběh v rámci firmy. Jedná se o webové aplikace s možností dvoufázového ověřování přístupu, aby byla zajištěna maximální bezpečnost jednotlivých dokumentů. Začátkem v tomto schvalovacím procesu může být například faktura zaslaná na sběrnou e-mailovou adresu či účtenka vyfocená mobilní aplikací. Po vytěžení dat má účetní možnost dokument nejenom zaúčtovat, ale zároveň jej jedním kliknutím odeslat příslušnému schvalovateli.

A zde přicházíme k jádru celé věci. Digitální schvalovací proces je skvělou příležitostí pro revizi vašeho interního procesu. Do aplikace je nutné zadat relativně přesná pravidla, na základě nichž má docházet právě ke schvalování. Možností máme v tuto chvíli hned několik, kdy se může jednat o kombinaci několika parametrů, jako je například částka, dodavatel, středisko či zakázka. Není-li ve vaší firmě schvalovací proces takto nastaven, pak není vhodné se do vytěžování dat a s tím spojeným schvalováním pouštět okamžitě. Nejprve by mělo dojít k úpravě celého procesu, aby během revize jednotlivých dokladů byly splněny všechny interní směrnice.

Nesmírnou výhodou digitálního schvalování je flexibilita pro jednotlivé články v celém řetězci. Účetní najednou nepotřebuje svého jednatele každý den v kanceláři, aby podepsal příchozí faktury. Vše je najednou možné řešit prostřednictvím webové nebo mobilní aplikace, kdy jediným předpokladem je fungující připojení k internetu. Následně nezáleží na tom, zda se schvalovatelé nachází na opačných koncích republiky či světa, protože doklad mohou schválit v horizontu minut od jeho prvotního přijetí do firmy.

Samozřejmostí je možnost nastavit vícekrokové schvalování. Digitální schvalování opět vychází z vašeho firemního procesu. V rámci úpravy je možné v jednotlivých aplikacích také nastavit uživatelská oprávnění na jednotlivé účetní jednotky a tím i omezit, aby uživatelé pracovali s těmi daty, která reálně potřebují pro svou práci. Po dokončení schvalovacího procesu pak přichází přenos digitálního dokumentu do účetního programu. U každého dokumentu je také sledována celá historie zpracování a poznámky jednotlivých schvalovatelů, aby byla kompletní auditní stopa.

 

Pojďme si dnešní téma zopakovat na kontrolních otázkách.

 

Otázka první

Proč není e-mailová adresa nejvhodnější metodou pro schvalování dokladů?

Jsou-li přes e-maily zasílány citlivé údaje, může dojít relativně jednoduše k jejich napadení a zneužití útočníky. Pro jednotlivé schvalovatele jde o nekomfortní možnost, protože měsíčně mají zahlcenou schránku stovkami zpráv týkajících se pouze schválení dokladu. 

A otázka druhá

Můžeme digitální schvalování využít i u nás ve firmě?

Digitální schvalovací workflow se hodí pro jakoukoliv firmu s jakýmkoliv schvalovacím procesem. Jediným předpokladem je jasná definice tohoto procesu, aby bylo zřejmé, podle jakých pravidel schvalování nastavit. 

 

Děkujeme za vaši pozornost a budeme se těšit znovu u dalšího chytrého podcastu. Na slyšenou!