Zaměstnancům na pracovních cestách, na které jsou zaměstnavatelem vysláni, vznikají výdaje, které v rozsahu daném zákonem nese zaměstnavatel.

 

Zaměstnavateli vzniká povinnost poskytnout cestovní náhrady zaměstnanci za výdaje při pracovní cestě, při cestě mimo pravidelné pracoviště, při mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelné pracoviště, při přeložení, při dočasném přidělení, přijetím do zaměstnaní v pracovním poměru a výkonu práce v zahraničí. V tomto příspěvku se zaměříme na nejběžněji používané cestovní náhrady při pracovní cestě, a to při pracovní cestě tuzemské a zahraniční.

 

Nyní blíže k tuzemským pracovním cestám. Mezi druhy cestovních náhrad vyplácených v rámci pracovních cest patří následující: náhrada jízdních výdajů, náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, náhrada výdajů na ubytování, náhrada zvýšených stravovacích výdajů a nutných vedlejších výdajů.

 

Za jízdní výdaje se považují výdaje spojené s dopravou. Těmito výdaji mohou být jízdenky za použití hromadného dopravního prostředku, jako například jízdenky veřejné dopravy vlakem, autobusem, lodní dopravou a podobně, dále pak místenky či letenky a doklady za použití taxislužby v prokázané výši. Takto jsou definované jízdní výdaje tuzemské i zahraniční. Použije-li zaměstnanec místo hromadného dopravního prostředku jiný dopravní prostředek, mimo vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, je náhrada cestovních nákladů stanovena stejně jako v případě použití hromadného dopravního prostředku. V případě použití soukromého motorového silničního vozidla náleží zaměstnanci takzvaná základní náhrada za každý ujetý kilometr a náhrada za spotřebovanou pohonnou hmotu. Použije-li zaměstnanec vozidlo zaměstnavatele, nemá nárok na náhrady za použití vozidla.

 

Základní náhrada za ujetý kilometr u osobních silničních motorových vozidel činí v roce 2022 4 koruny a 70 haléřů za kilometr. Kromě samotné základní náhrady má zaměstnanec rovněž nárok na proplacení pohonných hmot, a to buď podle skutečně zaplacené ceny, případně podle paušálu stanoveného vyhláškou, a to ve výši 37 korun a 10 haléřů za litr benzinu s oktanovým číslem 95, 40 korun a 50 haléřů za litr benzinu s oktanovým číslem 98, 36 korun a 10 haléřů u motorové nafty a 4 koruny a 10 haléřů za jednu kilowatthodinu elektřiny. Cena paliva se vynásobí spotřebou auta podle technického průkazu a počtem ujetých kilometrů.

 

Náhrada výdajů za ubytování náleží zaměstnanci za prokázané výdaje za ubytování v souladu s podmínkami pracovní cesty. Druh ubytování určuje zaměstnavatel před pracovní cestou.

 

Pro zvýšené stravovací výdaje, takzvané stravné, se uplatňuje odlišný přístup v případě náhrad v podnikatelské, respektive soukromé, a nepodnikatelské, respektive státní sféře. V podnikatelské sféře není stravné omezeno, musí být splněna pouze minimální sazba, kterou stanovuje vyhláška vydávaná Ministerstvem práce a sociálních věcí. Pokud je stravné řešeno například v rámci kolektivní smlouvy či vnitřního předpisu, je možné stravné vyplácet i nad rozsah stanovený zákonem. V takovém případě je částka převyšující minimální sazbu pro zaměstnance zdanitelným příjmem a pro zaměstnavatele daňově uznatelným nákladem. Nárok na stravné se nijak neprokazuje, zaměstnanci na služební cestě je přiznáno automaticky v souladu se zákoníkem práce. V nepodnikatelské sféře je stanoven rozsah, ve kterém mohou být cestovní náhrady stanoveny. Výše stravného je poskytnuta zaměstnanci za každý kalendářní den pracovní cesty v závislosti na její délce. Stravné náleží zaměstnanci nejméně ve výši 99 korun v podnikatelské sféře a 99 korun až 118 korun v nepodnikatelské sféře, pokud trvá pracovní cesta 5 až 12 hodin. Trvá-li pracovní cesta 12 až 18 hodin, náleží zaměstnanci stravné 151 korun v podnikatelské sféře a 151 až 182 korun v nepodnikatelské sféře. Pokud pracovní cesta trvá déle než 18 hodin náleží zaměstnanci v podnikatelské sféře 237 korun a v nepodnikatelské sféře 237 až 283 korun.

 

V případě, že je zaměstnanci poskytnuto jídlo zdarma, je stravné sníženo v závislosti na délce pracovní cesty. O 70 procent u pracovní cesty v rozsahu 5 až 12 hodin, o 35 procent, pokud pracovní cesta trvá 12 až 18 hodin, anebo o 25 procent v případě pracovní cesty trvající déle než 18 hodin.

 

Za bezplatné jídlo není považováno občerstvení na seminářích nebo jídlo podávané v dopravních prostředcích jako například v letadle. Po dobu návštěvy člena rodiny nebo při přerušení pracovní cesty zaměstnanci stravné nepřísluší.

 

Upozorňujeme, že zaměstnavatel nemůže poskytovat zaměstnanci souběžně stravné a příspěvky na závodní stravování.

 

Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě se od tuzemských cestovních náhrad liší zejména v následujících oblastech. Při náhradě jízdních výdajů je zaměstnavatel povinen uhradit spotřebované pohonné hmoty v cizí měně při doložení ceny pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky. Náhrada jízdních výdajů při návštěvě člena rodiny přísluší zaměstnanci, pokud zahraniční pracovní cesta trvá déle než 1 měsíc, maximálně ale do částky, která odpovídá jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště zaměstnance na území České republiky.

 

Stravné náleží zaměstnanci v cizí měně s přihlédnutím k podmínkám zahraniční pracovní cesty. Zahraniční stravné je stanoveno dle základní sazby zahraničního stravného pro stát, ve kterém stráví v kalendářním dni zaměstnanec nejvíce času. Zahraniční stravné náleží zaměstnanci, pokud doba strávená mimo Českou republiku převyšuje 18 hodin. Pokud je doba strávená mimo Českou republiku v rozmezí 12 až 18 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci dvě třetiny sazby daného zahraničního stravného. Pokud je tato doba v rozmezí 1 až 12 hodin, náleží zaměstnanci zahraniční stravné ve výši jedné třetiny. V případě, že doba strávená mimo Českou republiku nepřesáhne alespoň 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje. Ke krácení zahraničního stravného dochází při poskytnutí bezplatného jídla zaměstnanci v závislosti na době strávené mimo Českou republiku.

 

Zaměstnancům v nepodnikatelské sféře náleží kapesné až do výše 40 procent základního zahraničního kapesného v závislosti na délce doby strávené mimo území České republiky.

 

Za vedlejší výdaje při zahraniční pracovní cestě se považují také pojištění zaměstnance či havarijní pojištění soukromého motorového vozidla. Havarijní pojištění je prokázaným vedlejším nákladem i při tuzemských pracovních cestách.

 

Kontrolní otázky:

1. Je zaměstnavatel oprávněn poskytnout náhradu nutných vedlejších výdajů bez jejich prokázání dokladem?

Ano, pokud není zaměstnanec schopen z objektivních důvodů příslušný výdaj prokázat, je zaměstnavatel oprávněn zaměstnanci náhradu poskytnout.

 

2. Náleží zaměstnanci cestovní náhrada za použití taxi?

 Ano, jedná se o jízdní výdaj.