Kvalifikované časové razítko
V tomto podcastu se zaměříme na kvalifikované časové razítko a jeho využití v rámci digitálně vedeného účetnictví. Nejprve si objasníme jeho funkci a význam. Dále si řekneme, proč je vhodné doplnit elektronický podpis současně i o kvalifikované časové razítko při podpisu digitálních dokumentů. A v neposlední řadě si vysvětlíme, jak je možné kvalifikované časové razítko implementovat do firemního prostředí.
Kvalifikované časové razítko je velmi užitečný nástroj. Využívá se v různých oblastech od digitálně vedeného účetnictví až po zdravotnictví. Legislativně je upraveno zákonem o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. Jak již ze samotného názvu vyplývá, kvalifikované časové razítko musí být založeno na základě kvalifikovaného certifikátu. Ten může vydat pouze certifikační autorita, která je uvedena na „Seznamu kvalifikovaných poskytovatelů služeb vytvářejících důvěru a poskytovaných kvalifikovaných služeb vytvářejících důvěru“. Seznam je k dispozici na webových stránkách Ministerstva vnitra České republiky.
Jak si můžeme takové kvalifikované časové razítko jednoduše představit? Kvalifikované časové razítko je elektronický soubor, který se připojí k jinému dokumentu v elektronické podobě. Jeho úkolem je potvrdit, že v daném čase a datu příslušný dokument, ke kterému bylo připojeno časové razítko, již existoval. Stvrzuje tak výhradně existenci dokumentu k danému časovému okamžiku, nikoliv skutečnost, že je či není uvedený dokument elektronicky podepsaný.
Nyní již víme, co je kvalifikované časové razítko. Pojďme se tedy podívat na jeho praktické využití v oblasti digitálně vedeného účetnictví. Na základě zákona o účetnictví má účetní jednotka povinnost podepsat jakýkoliv účetní záznam.
V digitálním účetnictví jej musí podepsat elektronickým podpisem. Z elektronického podpisu však není průkazné, k jakému časovému okamžiku byl příslušný dokument v digitální podobě podepsán. Z tohoto důvodu je žádoucí doplnit příslušný podpis současně i kvalifikovaným časovým razítkem.
Tímto způsobem může účetní jednotka zajistit vyšší průkaznost účetního záznamu. Z něj je tedy jednoznačně patrné, že daný dokument byl podepsán příslušnou osobou v konkrétním časovém okamžiku.
Kromě tohoto je důležité mít na paměti i skutečnost, že platnost kvalifikovaného certifikátu u elektronického podpisu činí zpravidla jeden rok. Tím, že účetní jednotka k elektronickému podpisu současně přiloží i kvalifikované časové razítko, prodlouží platnost tohoto dokumentu standardně na následujících 5 let.
Nyní se zaměříme na postup implementace kvalifikovaného časového razítka do účetní jednotky. Účetní jednotka si musí zvolit poskytovatele kvalifikovaného časového razítka. V současné době je možné vybírat ze třech certifikačních autorit, které jsou oprávněné jej poskytnout. Z nich si účetní jednotka vybere jeden subjekt, se kterým bude dále spolupracovat. Následně s příslušným poskytovatelem uzavře smlouvu a implementuje kvalifikované časové razítko do svého hardwarového vybavení. Od tohoto okamžiku může využívat veškeré výhody v oblasti průkaznosti účetních záznamů, které s sebou používání kvalifikovaného časového razítka přináší.
Kontrolní otázky:
- Stačí k podpisu dokumentu v elektronické podobě kvalifikované časové razítko?
Nikoliv, kvalifikované časové razítko není možné použít k podpisu dokumentu v elektronické podobě. To pouze stvrzuje skutečnost, že příslušný dokument existoval v okamžiku, ke kterému bylo časové razítko připojeno. Pokud má být daný dokument elektronicky podepsaný, musí být podepsaný výhradně elektronickým podpisem – ideálně založeném na kvalifikovaném certifikátu.
- Kdo je oprávněn poskytovat kvalifikované časové razítko?
Kvalifikované časové razítko poskytuje výhradně certifikační autorita uvedená na „Seznamu kvalifikovaných poskytovatelů služeb vytvářejících důvěru a poskytovaných kvalifikovaných služeb vytvářejících důvěru“. Příslušný seznam zveřejňuje Ministerstvo vnitra České republiky na svých webových stránkách.
- Prodlouží kvalifikované časové razítko platnost dokumentu v elektronické podobě? Pokud ano, o jak dlouho?
Ano, kvalifikované časové razítko prodlouží platnost dokumentu v elektronické podobě na dobu, po kterou je toto časové razítko platné. Standardně se jedná o dobu 5 let.