V tomto podcastu se zaměříme na kvalifikované časové razítko a jeho využití v rámci digitálně vedeného účetnictví. Nejprve si objasníme jeho funkci a význam. Dále si řekneme, proč je vhodné doplnit elektronický podpis současně i o kvalifikované časové razítko při podpisu digitálních dokumentů. A v neposlední řadě si vysvětlíme, jak je možné kvalifikované časové razítko implementovat do firemního prostředí.

A co je elektronická faktura? Elektronická faktura je digitální verzí klasické faktury v papírové podobě. Využívá se pro vystavení a přenos informací o finančních transakcích v rámci obchodních vztahů. Obsahuje totožné údaje a informace jako takzvaná „papírová faktura“. Tyto informace jsou však v elektronickém datově strukturovaném formátu. Ten umožňuje automatické zpracování dané faktury a následný přenos dat do příslušného softwarového produktu. Tím může být používaný podnikový informační systém nebo účetní program. 

Elektronická faktura může sloužit nejen jako faktura, ale může být využita současně i jako záruční či dodací list. Dále se používá jako důkazní prostředek v případě vedení jakýchkoliv sporů. Například to může být spor mezi obchodními partnery nebo v rámci řešení sporů během daňového řízení. 

Elektronickou fakturu je vhodné podepsat elektronickým podpisem a tento podpis současně doplnit časovým razítkem. Jak elektronický podpis, tak i časové razítko by měly být založeny na kvalifikovaném certifikátu. Podrobnější informace o elektronickém podpisu a kvalifikovaném časovém razítku si můžete poslechnout v samostatných podcastech.

Nyní již víme, co je elektronická faktura. Pojďme si ale také říct, co elektronická faktura není. Za elektronickou fakturu například nemůžeme považovat naskenovanou papírovou fakturu v souborovém formátu PDF. Je tomu tak proto, že takový soubor neobsahuje strukturovaná data a není jej možné automaticky načíst do účetního systému. 

Jak můžeme elektronickou fakturu odeslat? Jednou z cest je použít běžný e-mail. Pokud chceme mít jistotu, že námi vystavená faktura opravdu příjemci dorazila, můžeme použít datovou schránku a prostřednictvím této schránky ji odeslat. Další možností je její odeslání přímo z podnikového informačního systému nebo účetního programu. Zde ale musí používaný software mezi dodavatelem a odběratelem vzájemně spolupracovat. Kromě toho je možné využívat i specializované komerční portály, které umožňují vystavovat elektronické faktury. Některé portály umožňují okamžité odeslání takto vytvořené faktury přímo klientovi. 

Mezi výhody elektronické fakturace patří snížení nákladů na tisk papírové faktury. Takto vystavená faktura se netiskne. Zůstává v digitální podobě. Tím, že se odesílá elektronicky, firma ušetří na poštovném a dalších nákladech, které souvisejí s jejím fyzickým odesláním. Současně se urychlí celý fakturační proces. Také se sníží chybovost během zpracování faktur. Mezi další výhody patří transparentnost celého fakturačního procesu. V rámci elektronické fakturace je možné sledovat digitální neboli auditní stopu. Tu u příslušné elektronické faktury sledujeme od jejího zpracování až po doručení konkrétnímu obchodnímu partnerovi.  

Elektronická fakturace je zároveň ekologická. Jak jsme si řekli, vystavené faktury se netisknou. Není potřeba používat papír, tonery či energii související s jejich výrobou nebo tiskem. 

Na druhé straně účetní jednotka musí zajistit bezpečnost takto vytvořených digitálních dat. Elektronická faktura musí být po celou zákonem stanovenou dobu archivace čitelná a uživateli dostupná. Firmy si tedy musí dát pozor na bezpečné zálohování dat a současně eliminovat možnost zneužití těchto dat třetí osobou či vlastními zaměstnanci. 

A jak je možné začít s elektronickou fakturací? Pokud má účetní jednotka adekvátní hardwarové a softwarové vybavení, může začít s elektronickou fakturací ihned. 

Osoby samostatně výdělečně činné a mikro účetní jednotky budou zpravidla využívat služeb komerčních portálů umožňujících vystavit elektronickou fakturu. V tomto případě je často možné vytvořit zcela zdarma omezené množství elektronických faktur. Při vyšším počtu elektronických faktur se případně hradí přijatelný měsíční poplatek za danou službu.  

Malé účetní jednotky budou používat sofistikované účetní programy, které umožňují realizovat elektronickou fakturaci.

Střední účetní jednotky budou využívat zejména podnikové informační systémy v jejich základní verzi. Ta jim poskytne veškeré důležité moduly pro realizaci příslušných aktivit. Zároveň ušetří řadu finančních prostředků v porovnání s variantami podnikových informačních systémů v jejich prémiové verzi.

Velké účetní jednotky budou zpravidla zpracovávat elektronické faktury v prémiové verzi podnikových informačních systémů.

Kontrolní otázky:

1. Je naskenovaná papírová faktura například ve formátu PDF elektronickou fakturou?

Ne. Naskenovaná papírová faktura je pouze digitální verzí papírové faktury. Tím, že neobsahuje strukturovaná data, která mohou účetní systémy využít pro její zpracování, nelze fakturu v této podobě považovat za elektronickou fakturu.

2. Je možné odesílat elektronickou fakturu z účetního programu nebo podnikového informačního systému?

Ano, pokud účetní program nebo podnikový informační systém tuto funkci má, je možné odesílat a přijímat elektronickou fakturu přímo prostřednictvím používaných softwarových řešení. Důležité je, aby systémy dodavatelé a odběratelé mezi sebou vzájemně spolupracovaly.

3. Je elektronická fakturace vhodná i pro osoby samostatně výdělečně činné, které mají zanedbatelný obrat během účetního období?

Ano, je to možné. Řada komerčních portálů umožňuje vystavit omezeného množství elektronických faktur zdarma či za zanedbatelný měsíční poplatek. Byla by škoda tuto možnost nevyužít.