Dnes se spolu blíže podíváme na novelu zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, jež s účinností od 1. ledna 2023 rozšiřuje vymezení osob, na které se vztahuje povinnost zřízení datových schránek ze zákona. Bezesporu největší skupinou, které se tato novela zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů dotkne, jsou fyzické podnikající osoby. Právě proto se v tomto podcastu zaměříme právě na podnikatele a na další daňové novinky, které souvisí s povinností zřízení datových schránek.

Po úspěšném dokončení legislativního procesu budou od roku 2023 dle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který je znám jako zákon o datových schránkách, datové schránky zřizovány povinně všem podnikajícím fyzickým osobám i všem právnickým osobám zapsaným do registru osob, které stále datovou schránku zřízenou nemají. Jsou jimi například spolky, nadace, ústavy či společenství vlastníků bytových jednotek.

Právnickým osobám, živnostníkům a osobám samostatně výdělečně činným, kteří datovou schránku nemají dosud založenou, budou datové schránky automaticky aktivovány počínaje 1. lednem 2023. Předpokládá se, že do konce března 2023 budou aktivovány schránky všem, kterých se tato povinnost týká. Těmto vymezeným osobám budou po aktivaci jejich schránky doručeny přístupové údaje doporučeným dopisem poštou.

Pro začátek si pojďme zopakovat, co je to datová schránka a koho se v současné době týká.

Datová schránka je státem garantovaný prostředek elektronické komunikace, který má především ulehčit komunikaci s orgány veřejné moci. Používání datové schránky by mělo jejím uživatelům zejména usnadnit výměnu informací s úřady bez ohledu na úřední hodiny, zrychlit přístup k informacím, umožnit s větší jistotou doručit zprávu a stejně tak její doručení prokázat. Zároveň se mají uživatelé datových schránek vyhnout zbytečným nákladům, které se vážou k papírové komunikaci s úřady. Odesílání zpráv úřadům skrze datovou schránku je na rozdíl od doporučených dopisů zdarma.

Povinné zřizování datových schránek souvisí s projektem digitalizace státní správy, který má za cíl komunikaci občanů se státní správou přesunout do online prostředí. To by mělo usnadnit a zrychlit přenos informací i mezi samotnými úřady. Přes datovou schránku mohou fyzické osoby zažádat například o přehled důchodového pojištění, výpis z rejstříku trestů nebo bodového hodnocení řidiče. Nově přibude možnost podat prostřednictvím datové schránky i žádost o voličský průkaz, díky kterému lze volit i v jiných volebních okrscích, než do kterého dotčená fyzická osoba spadá dle místa trvalého bydliště.

Určitou nevýhodou datové schránky může být její automatické promazávání, kdy jsou v ní zprávy uloženy pouze tři měsíce. Pro uchování dat či následnou archivaci je tedy potřeba všechny zprávy uložit mimo daný systém. Jistou alternativou může být placený datový trezor, nebo úložiště v portálu občana.

Datová schránka s sebou však kromě výhod přináší také možné riziko, kterým je fikce doručení. Dle této fikce se zpráva považuje za doručenou v momentě přihlášení do datové schránky, nebo do 10 dnů od dodání zprávy, pokud se do datové schránky nepřihlásíte.

Připomeňme si, na koho se vztahuje povinnost vést datovou schránku dosud. Bylo to na orgány veřejné moci, advokáty, daňové poradce, statutární auditory, insolvenční správce, znalce, soudní tlumočníky a soudní překladatele. Z právnických osob se povinnost dosud týkala všech právnických osob zapsaných v obchodním rejstříku a zřízených zákonem, a také v obchodním rejstříku zapsaných organizačních složek podniku zahraniční právnické osoby. O datovou schránku si však mohla a může vždy zažádat jakákoliv fyzická osoba či právnická osoba nezapsaná v obchodním rejstříku.

Jak již bylo zmíněno v úvodu, zřízení a aktivování datových schránek u živnostníků, OSVČ a právnických osob proběhne automaticky. Ti, kterých se povinnost používání datové schránky od 1. ledna 2023 týká, se tedy nemusí o nic starat. Bude jim doručen doporučený dopis s přihlašovacími údaji 3 až 5 pracovních dnů po zřízení datové schránky. Pokud si ji uživatel neaktivuje prvním přihlášením sám, bude mu automaticky aktivována do 15 dnů od zřízení. Automatické zřizování datových schránek Ministerstvem vnitra bude probíhat ve třech vlnách od ledna do března 2023. Předpokládá se, že celkem vznikne 2,2 mil. nových datových schránek.

Je důležité zmínit povinnost, kterou zakládá od 1. ledna 2021 daňový řád. Tou je povinnost podávat daňové přiznání v elektronické formě v případě, že máte datovou schránku zřízenou ze zákona. Od roku 2023 tedy budou muset všichni živnostníci a OSVČ podávat daňové přiznání elektronicky bez výjimek. Z toho vyplývá, že všichni držitelé datových schránek budou podávat elektronicky i daňové přiznání k dani z příjmů za rok 2022.

Pozitivním dopadem založení datových schránek je prodloužení lhůty pro reakci na výzvu k podání následného kontrolního hlášení. Zákon o dani z přidané hodnoty nyní stanovuje tuto lhůtu na 5 pracovních dní od doručení. Toto se však změní počínaje rokem 2023, kdy bude v případě doručování do datových schránek lhůta prodloužena na 17 dní ode dne dodání výzvy do datové schránky (okamžik doručení tedy už nebude podstatný). Nicméně lhůta 5 pracovních dní zůstává ponechána pro jiné způsoby doručování než do datové schránky.

Ptáte se, kde lze zjistit, zda se zřízení datové schránky ze zákona netýká i vás? Na portálu moje datové schránky si lze přes seznam držitelů datových schránek ověřit, zda má fyzická osoba, podnikající fyzická osoba, právnická osoba nebo orgány veřejné moci zřízenou datovou schránku, či zřízenou ale znepřístupněnou nebo teprve bude datová schránka zřízena ze zákona. Čili pokud si není někdo plně jistý, zda se ho automatické zřízení datové schránky v roce 2023 týká, stačí se proklikat na portál Moje datová schránka do seznamu držitelů datových schránek a tam zadat IČO.

Například živnostníci, kteří mají živnost pouze pozastavenou, by měli zpozornět, protože datová schránka bude zřízena i jim, i když mají živnost pozastavenu. Důvodem nezřízení či znepřístupnění datové schránky je pouze výmaz subjektu ze zákonem stanovené evidence, tj. ukončení podnikání. Datovou schránku můžete jako uživatel pouze znepřístupnit, nikoli zrušit. Znepřístupnění probíhá jen ze zákonných důvodů, čímž může být např. z důvodu výmazu subjektu při ukončení podnikání, úmrtí, omezení na osobní svobodě apod. Ke zrušení datové schránky dochází až uplynutím tří let od znepřístupnění datové schránky z důvodu úmrtí či výmazu ze zákonem stanovené evidence.

 

Kontrolní otázky:

1. Musí podnikatel, který nemá dosud zřízenou datovou schránku, vyplňovat nějaký formulář či žádost pro založení datové schránky?

Nemusí o nic žádat, jedná se o automatické zřizování schránek ze zákona Ministerstvem vnitra, které bude probíhat od ledna do března roku 2023. Každé osobě, které bude zřízena datová schránka od 1. ledna 2023 ze zákona, bude zaslán dopis s přihlašovacími údaji do 3–5 pracovních dní po zřízení.

 

2. Musí všichni živnostníci a OSVČ podávat elektronicky daňové přiznání na daň z příjmů již za rok 2022?

Ano, musí. Vzhledem k tomu, že ze zákona budou podnikatelé povinnými držiteli datových schránek již od 1. ledna 2023, vztahuje se na ně povinnost podávat přiznání elektronicky u veškerých přiznání podávaných od automatického zřízení datových schránek.