Digitálně vedené účetnictví je velmi diskutovaným fenoménem. Při potřebě digitalizace papírových účetních a daňových dokladů existují dvě možnosti: ruční převod pomocí skeneru nebo autorizovaná konverze. Správné provedení autorizované konverze zajišťuje průkaznost digitálních dokladů, ale má i své nevýhody.

Cílem celého procesu je zefektivnit a zrychlit veškeré aktivity související s vedením účetnictví. Smyslem je, aby účetní jednotka evidovala účetní záznamy výhradně v elektronické podobě prostřednictvím digitálních nástrojů a technologií. Současně by měla zcela upustit od jakékoliv papírové evidence. Toto se jmenovitě týká i účetních a daňových dokladů, které jsou součástí účetních záznamů.

Celý proces však v praxi není úplně jednoduchý. Bohužel řada účetních jednotek ještě ani nezačala s procesem digitalizace. Pokud je takovouto účetní jednotkou náš obchodní partner, zpravidla od něj obdržíme účetní či daňový doklad v papírové podobě.

Nyní máme dvě možnosti, jak správně provést digitalizaci daného dokladu. Za prvé si můžeme příslušný doklad sami převést do jeho digitální podoby. V praxi se nejčastěji používá skener, mobilní telefon či tablet. Abychom však dodrželi průkaznost takto zdigitalizovaného dokladu, musíme jej uschovat i v jeho původní papírové formě po zákonem stanovenou dobu. Doklad nesmí být v žádném případě během dané doby skartován. Vystavili bychom se velkému riziku. To by spočívalo v možnosti zpochybnění průkaznosti dokladu ze strany správce daně či auditora. V tomto případě bude muset naše účetní jednotka stále vést archiv papírových dokladů. To ji stojí čas, prostor a peníze.

Jakým způsobem je tedy vhodné postupovat tak, aby nebylo možné zpochybnit průkaznost zdigitalizovaného dokladu? Účetní jednotka by měla nejprve provést formální a věcnou kontrolu příslušného dokladu, neboť za tuto kontrolu sama odpovídá. Dalším krokem je realizace autorizované konverze. Ta se provádí nejčastěji na kontaktním místě veřejné správy (na Czech POINTu) nebo na pobočce České pošty. Celý proces je založen na konverzi papírového dokladu do jeho technické neboli digitální formy. Součástí konverze nově vytvořeného datového souboru je i doložka. Ta osvědčuje provedenou konverzi. Obsahuje informace například o tom, kdo konverzi provedl; pořadové číslo konverze; počet stran dokumentu; kvalifikovaný elektronický podpis osoby, která konverzi provedla apod.

Pojďme se podívat na nevýhody autorizované konverze. Ve své podstatě jsou pouze dvě. První spočívá v tom, že tato služba není bezplatná. Účetní jednotka musí za autorizovanou konverzi jednotlivých dokladů zaplatit poplatek. Dále tuto konverzi nelze řešit na dálku. Vždy je nezbytné osobně navštívit místo, na kterém se příslušná služba poskytuje.

Legislativně se autorizovaná konverze řídí zákonem o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Konverzi bohužel není možné vždy zrealizovat. Jedná se například o situaci, kdy daný doklad není čitelný. Nebo na daném dokumentu byly provedeny škrty či vsuvky, které zeslabují jeho věrohodnost. Veškeré překážky znemožňující autorizovanou konverzi jsou taxativně uvedeny v § 24 odst. 4 tohoto zákona.

Orgán veřejné moci nemůže zpochybnit provedenou konverzi dokladu, pokud ji účetní jednotka zrealizuje zde uvedeným způsobem. Pro úplnost je důležité poznamenat, že autorizovaná konverze funguje i obráceně. Je ji tedy možné využít pro konverzi digitálních dokumentů do papírové podoby. I v tomto případě však musí příslušný datový soubor splňovat zákonem stanovené požadavky, aby bylo možné konverzi zrealizovat.

 

Kontrolní otázky:

1. Co je cílem autorizované konverze účetních a daňových dokladů?

Hlavním cílem autorizované konverze je zajistit, aby dokument, který vznikl touto konverzí, měl stejné právní účinky jako původní dokument. Účetní jednotka tak například nemusí archivovat dané doklady současně jak v papírové, tak elektronické podobě.

 

2. Potvrzuje zrealizovaná autorizovaná konverze příslušného účetního či daňového dokladu jeho správnost a pravdivost údajů na něm uvedených?

Nikoliv, autorizovaná konverze nepotvrzuje správnost a pravdivost uvedených údajů na účetních či daňových dokladech a jejich případný soulad s aktuálně platnou legislativou.

 

3. Které subjekty jsou oprávněné zrealizovat autorizovanou konverzi účetních a daňových dokladů na žádost účetní jednotky?

V souladu se zákonem o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů mohou tuto konverzi zrealizovat kontaktní místa veřejné zprávy nebo případně i advokáti, kteří splňují podmínky, jež jsou uvedeny v § 25c zákona o advokacii.