Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnancům náhradu výdajů, které jim vzniknou v souvislosti s výkonem práce. Nejčastějším typem těchto výdajů jsou cestovní výdaje, které zaměstnancům vznikají zejména při pracovních cestách. Náhrada cestovních výdajů zahrnuje obvykle jízdné, stravné, případně výdaje za ubytování.

V případě zaměstnanců, kteří pravidelně vykonávají pracovní cesty za stejných nebo obdobných podmínek, si zaměstnavatel může zjednodušit administrativu zavedením paušalizace cestovních náhrad. V takovém případě nedochází k pravidelnému vyúčtovávání cestovních náhrad, ale k vyplácení dopředu stanovené částky.

Paušalizace cestovních náhrad může být sjednána v individuální dohodě s konkrétním zaměstnancem nebo může být upravena pro vybranou skupinu nebo skupiny zaměstnanců vnitřním předpisem nebo kolektivní smlouvou.

Zákoník práce umožňuje paušalizovat buď všechny cestovní náhrady, nebo pouze vybrané z nich. Zbylé nepaušalizované náhrady se pak vyúčtovávají a vyplácí standardním způsobem.

Jaký paušál je možné zvolit? Cestovní náhrady je možné stanovit měsíční nebo denní paušální částkou. Měsíční paušální částka se uplatní zejména u zaměstnanců, kteří jsou na pracovní cestě každý den nebo pravidelně určitý počet dní v měsíci. Denní paušální částka se hodí pro zaměstnance, kteří sice jezdí na pracovní cesty nepravidelně, ale pokaždé za stejných podmínek. V praxi například obchodní zástupce, který nepravidelně navštěvuje stejného klienta, stráví podobný čas na cestě a vždy cestuje stejným dopravním prostředkem.

A jaké podmínky je nutno dodržet při paušalizaci cestovních náhrad? Podmínky pracovních cest musí být stejné nebo obdobné, a to z pohledu délky jejich trvání, cílového místa, způsobu dopravy, ubytování nebo výše stravného.

Celková částka samotného paušálu by poté měla vycházet z výše cestovních náhrad stanovené zákoníkem práce a příslušnými prováděcími předpisy. Zaměstnavatel tak zaměstnanci musí poskytovat cestovní náhrady v alespoň minimální zákonné výši a zároveň musí být schopen prokázat, jak k částce paušálu dospěl. V případě, že by byl paušál nižší, Inspekce práce může zaměstnavateli udělit pokutu a zaměstnanec se může domáhat doplatku rozdílu až za tři roky zpětně.

Zákoník práce umožňuje, aby zaměstnavatel zaměstnanci poskytoval vyšší paušál, než stanovený zákonem. Pozor ale na daňové a pojistné dopady částek nad zákonné limity.

Paušalizace cestovních náhrad je pro mnohé zaměstnavatele atraktivní možností. Paušalizovat však lze v praxi pouze takové pracovní cesty, které probíhají za stejných podmínek. V případě pracovní cesty, která by se těmto podmínkám vymykala, je zaměstnavatel povinen vyúčtovat a vyplatit cestovní náhrady mimo sjednaný paušál. Dále v případě pracovní cesty, kde by zaměstnanci bylo poskytnuto jídlo, by bylo nutné paušál na stravné snížit odpovídajícím způsobem. V neposlední řadě je nezbytné, aby si zaměstnavatelé pravidelně hlídali měnící se zákonné částky cestovních náhrad a ty následně zohledňovali při určování výše paušálu. Vyhnou se tak pokutám nebo požadavkům zaměstnanců na doplacení rozdílu.

Z výše uvedených důvodů je nutné zavedení paušalizace cestovních náhrad vždy v konkrétních případech důkladně zvážit a nenechat se zlákat mylnou vidinou snadné administrativy. Také je potřeba nezaměňovat stravovací paušál, který se poskytuje za odpracované dny, s paušalizovanými cestovními náhradami, které náleží za dny výkonu práce mimo pracoviště či bydliště zaměstnance.

Děkujeme za Vaši pozornost a budeme se těšit znovu u příští aktuality z oblasti pracovního práva. Na slyšenou!

 

Kontrolní otázky

1. Jaké cestovní náhrady lze paušalizovat?

Zaměstnavatelé mohou paušalizovat veškeré cestovní náhrady nebo pouze vybrané z nich.

 

2. Za jakých podmínek lze cestovní náklady paušalizovat?

Cestovní náhrady za pracovní cesty lze paušalizovat za podmínky, že se jedná o stejné nebo obdobné pracovní cesty, a to z pohledu délky jejich trvání, cílového místa, způsobu dopravy, ubytování nebo výše stravného.