Wolters Kluwer UpDate ve spolupráci s advokátní kanceláří EY Law, a podcast:

Novela zákoníku práce, díl 7. – elektronické uzavírání dokumentů

V pracovněprávních vztazích dlouhodobě platilo, že důležité dokumenty se uzavírají a podepisují pouze v papírové podobě. Ačkoli zákoník práce už dříve umožňoval tyto dokumenty uzavírat elektronicky, zákonné podmínky byly prakticky nesplnitelné. S rozvojem digitalizace však byla úprava v zákoníku práce kritizována jako zastaralá a pro smluvní strany nepraktická.

Novela zákoníku práce tak konečně přinesla posun v elektronickém uzavírání vybraných pracovněprávních dokumentů, a to díky změně pravidel pro doručování. Zjednodušeně řečeno už pro dvoustranné dokumenty přísný režim doručování neplatí. Nově tak můžeme jednoduše elektronicky uzavírat pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti a jejich změny. Stejně tak dohody o rozvázání pracovního poměru a dohody týkající se ukončení dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr.

Nadále samozřejmě platí, že dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem musí být uzavřeny písemně a musí být podepsány oběma stranami. Za písemnou formu se ale považuje i forma elektronická a podpis nemusí být uznávaný, ale stačí obyčejný.

Novela zákoníku práce ukládá zaměstnavateli v případě elektronického uzavření vybraných dokumentů jedinou povinnost navíc, a to zaslat vyhotovení takového dokumentu na elektronickou adresu zaměstnance. Nesmí se však jednat o adresu, která je v dispozici zaměstnavatele, typicky pracovní e-mail. Naopak, musí se jednat o soukromou elektronickou adresu zaměstnance, kterou zaměstnavateli pro tyto účely písemně sdělí.

Při využití elektronického uzavření vybraných pracovněprávních dokumentů je zaměstnancům poskytována zvýšená ochrana. Zaměstnanec má tedy právo odstoupit od elektronicky uzavřené pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti, dohody o provedení práce nebo jejich změny, a to ve lhůtě sedmi dnů od jejich dodání na soukromou elektronickou adresu zaměstnance. Odstoupení musí být písemné.

Právo na odstoupení zaměstnanci zaniká v případě, že zaměstnanec již započal s plněním, například již začal konat práci sjednanou v pracovní smlouvě nebo v dohodě. Právo na odstoupení dále zaměstnanec nemůže využít v případě elektronicky uzavřené dohody o rozvázání pracovního poměru nebo dohody o ukončení jedné z dohod.

Novela zákoníku práce otevírá nové a jednodušší možnosti elektronického uzavírání vybraných pracovněprávních dokumentů. Zaměstnavatelé by však nadále měli být obezřetní, že plní své zákonné povinnosti a elektronicky uzavřené dokumenty jsou skutečně platné.

Pojďme si zopakovat dnešní téma na kontrolních otázkách 

Otázka první:

Jaké pracovněprávní dokumenty lze nově jednoduše uzavírat elektronicky?

Jedná se o dvoustranné pracovněprávní dokumenty, konkrétně pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti, jejich změny a dále dohody o rozvázání pracovního poměru nebo dohody o ukončení jedné z dohod.

Otázka druhá:

Musí být vybraný elektronicky uzavřený dokument podepsán uznávaným elektronickým podpisem?

Ne, nemusí.

A konečně otázka třetí:

Může zaměstnanec od vybraného elektronicky uzavřeného dokumentu odstoupit?

Ano, zaměstnanec může od pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti či jejich změně písemně odstoupit do sedmi dní od jejich dodání na soukromou elektronickou adresu zaměstnance. Toto neplatí, pokud již bylo započato s plněním.

Děkujeme za Vaši pozornost a budeme se těšit znovu u dalšího dílu. Na slyšenou!